Thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện là việc làm rất quan trọng để mang đến thành công cho những buổi sự kiện. Nhưng để thuê phòng hội trường sao cho hiệu quả, ứng ý thì không phải ai cũng biết. Hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với các bạn các bước quan trọng để thuê phòng hội trường tổ chức sự kiện ưng ý.
Nếu bạn đang có NHU CẦU tìm kiếm 1 phòng hội trường để tổ chức sự kiện đẹp thì bạn hãy đọc bài này.
Các bước quan trọng để thuê phòng hội trường tổ chứ sự kiện.
– Bước 1: Tìm kiếm thông tin
+ Nếu bạn có bạn bè, người quen đã từng thuê phòng hội trường thì nên hỏi kinh nghiệm và địa chỉ quen để biết rõ hơn về phòng và sự trải nghiệm.
+ Nếu muốn tìm địa chỉ mới, bạn có thể lên google tìm kiếm thông tin. Vào web xem hình ảnh, đọc các bài giới thiệu về địa chỉ, diện tích, dịch vụ,… Nếu thấy địa điểm nào phù hợp thì bạn qua trực tiếp xem, và làm việc để có các ý tưởng tổ chức sao cho hợp lý.
– Bước 2: Xác định địa điểm, khu vực muốn thuê phòng hội trường
+ Nắm được mục tiêu, đối tượng khách mời trong buổi sự kiện muốn tổ chức để tìm địa điểm phù hợp
+ Nếu là sự kiện của cơ quan/công ty tổ chức cho nhân viên, thì phải xác định vị trí cơ quan/công ty mình làm việc đang nằm ở đâu, tìm gần khu vực của mình là phù hợp nhất
+ Nếu là giới thiệu sản phẩm, hội nghị khách hàng,… Thì tìm địa điểm là khu trung tâm thành phố, để thuận lợi cho việc tìm kiếm và di chuyển của mọi khách mời.
– Bước 3: Yêu cầu về cơ sở vật chất
+ Phải phụ thuộc vào tính chất, mục đích của sự kiện và đối tượng khách mời
+ Yêu cầu đầu tiên là phòng hội trường phải luôn sạch sẽ. Có những tiện nghi bắt buộc như điều hòa, loa, mic, màn chiếu, máy chiếu,…
+ Nếu khách mời là những nhân vật lớn, có tầm ảnh hưởng tới xã hội, thì bàn ghế, hay trang thiết bị phải sang trọng, lịch sự, tiện nghi
+ Nếu khách mời là học sinh, sinh viên, người mới ra trường thì hội trường cần những thiết bị cơ bản của phòng học là được.
– Bước 4: Đảm bảo an ninh, an toàn cho phương tiện và khách mời
+ Phải làm rõ hoặc kiểm tra trực tiếp hệ thống điện, hệ thống phòng cháy, báo động, lực lượng bảo vệ, bãi gửi xe tại cơ sở cho thuê.
– Bước 5: Đàm phán rõ ràng, chi tiết về giá cả
+ Các bạn nên tham khảo mức giá mặt bằng chung sau đó đối chiếu với đơn vị định thuê.
+ Ngoài ra, phải làm rõ những chi phí nào đã bao gồm trong tiền thuê phòng, chi phí nào chưa. Ví dụ trong tiền thuê phòng đã có hoa tươi, teabreak hay có nhân viên kỹ thuật trực phòng,… chưa?
+ Ký hợp đồng hoặc có văn bản để xử lý khi có phát sinh.
Phòng hội trường tổ chức sự kiện tại VITD
Đáp ứng nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện của các đơn vị, với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê hội trường, từng kết hợp với các đơn vị đào tạo lớn, các diễn giả nổi tiếng như Vingroup, Babylons, AIA, thế giới di động, VietFuture, Fecon,… chúng tôi tin rằng sẽ mang đến cho Khách hàng những giá trị tốt nhất khi đến với dịch vụ cho thuê hội trường.
Hiện tại chúng tôi đang có rất nhiều phòng hội trường cho thuê, đa dạng về kích thước, sức chứa từ 10 – 300 chỗ và được sắp xếp bàn ghế theo các mô hình khác nhau tùy thuộc vào nội dung yêu cầu của mỗi buổi sự kiện của Khách hàng.
Phòng hội trường được thiết kế sang trọng, lich thiệp với ghế nệm phủ, bàn, sân khấu rộng, bục phát biểu,… cùng các trang thiết bị hiện đại như dàn âm thanh tiêu chuẩn, đèn chiếu sáng hai màu, điều hòa âm trần, máy chiếu, màn chiếu, wifi tốc độ cao,…
Ngoài ra Khách hàng sẽ được hỗ trợ miễn phí nước uống nóng lạnh, bảng fooc, Flipchart, bút viết bảng, bút chỉ,…
