Đây là hoạt động thường niên được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau của các công ty doanh nghiệp, để chương trình trở nên hấp dẫn và thành công bạn cần xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo cụ thể qua 10 bước cơ bản dưới đây:
Xác định mục tiêu, mục đích cần đạt sau chương trình hội nghị hội thảo được xem là bước đi đầu tiên, là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả các hoạt động về sau.
Mục tiêu tổ chức hội thảo là gì?
Nội dung kế hoạch
Từ mục tiêu đơn vị tổ chức sẽ xây dựng nội dung kế hoạch cụ thể một cách chi tiết từng hạng mục, vì mỗi mục đích khác nhau sẽ có những nội dung chương trình khác nhau để phù hợp với nhu cầu của đơn vị tổ chức.
Đối tượng tham dự
Xây dựng chân dung cũng như đối tượng khách hàng mà chương trình đang hướng tới, để đưa ra các hoạt động về bàn luận nội dung trong hội thảo và thực hiện truyền thông quảng bá sự kiện phù hợp.
Lựa chọn thời gian, địa điểm
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo rất quan trọng
Vì mỗi người đều có những công việc riêng nên lựa chọn thời gian mà tất cả khách hàng đều có thể tham gia là không thể, tuy nhiên bạn cần lựa chọn khung thời gian tối ưu nhất giúp đa số khách hàng có thể tham dự.
Nếu vị trí tổ chức hội thảo ở nơi thuận tiện dễ đi lại sẽ tăng khả năng tham gia của nhiều khách hàng hơn, vì vậy bạn cần xem xét các vị trí gần trung tâm, tuyến xe bus, dễ dàng di chuyển,…
Dự trù kinh phí
Đưa ra chi phí dự trù chi tiết để có phương án tổ chức tối ưu mà vẫn đem lại hiệu quả cao, tránh tình trạng phát sinh quá nhiều gây ảnh hưởng đến người tổ chức.
Đơn vị phối hợp
Để chương trình hội nghị hội thảo thành công và gây tiếng vang với cộng đồng không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng. Bạn sẽ vừa phải lên kế hoạch tổ chức, vừa chuẩn bị vừa thực hiện chương trình và kiểm soát toàn bộ quá trình. Vì thế bạn nên lựa chọn một đơn vị phối hợp cùng tổ chức để san sẻ công việc đem tới hiệu quả cao hơn như đơn vị cung cấp địa điểm tổ chức. Hầu hết những đơn vị này hay Vplace đều có gói đi kèm bao gồm địa điểm tổ chức, trang thiết bị, nhân viên kỹ thuật,…Điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và dễ dàng kiểm soát công việc hơn.
Kiểm soát tổ chức chương trình
Kiểm soát tổ chức chương trình để hội thảo diễn ra thành công
Phải là người biết sắp xếp công việc khoa học trong việc lên tiến trình thời gian tổ chức hội thảo cụ thể và chi tiết.
Bắt đầu tổ chức.
Thời gian kết thúc chương trình.
Thời gian nghỉ giữa chương trình.
Các hoạt động diễn: văn nghệ, đọc báo cáo,…
Phân công nhiệm vụ
Phân chia công việc rõ ràng cho từng người và bộ phận chịu trách nhiệm, đảm bảo kiểm soát được và nắm được tiến độ của từng bộ phận hoặc những Leader chịu trách nhiệm chính trong hạng mục công việc được phân công đó.
Lên kế hoạch dự phòng
Không có điều gì có thể đảm bảo chắc chắn 100% chương trình sẽ thành công hoặc diễn ra theo ý của mình, vì thế có kế hoạch dự phòng cũng chính là cánh cửa thứ hai cho mỗi đơn vị tổ chức.
Tổ chức thực hiện
Đây thường là công việc của trưởng ban tổ chức, người chịu trách nhiệm chính cho sự thành công của chương trình. Để tổ chức thực hiện trơn tru mọi công đoạn đã chuẩn bị, cần người có kinh nghiệm lâu năm và khả năng xử lý tình huống chuyên nghiệp tinh tế.
Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị hội thảo cụ thể, chu đáo chính là một giai đoạn quan trọng giúp triển khai hoạt động tiếp theo của tổ chức sự kiện được thành công. Hi vọng rằng bài viết sẽ giúp bạn ứng dụng được hiệu quả trong xây dựng kế hoạch hội thảo
LIÊN HỆ THUÊ PHÒNG HỘI TRƯỜNG, THUÊ PHÒNG HỘI THẢO
