Việc chuẩn bị tổ chức sự kiện với một số người còn khá khó khăn, hoang mang và chưa biết nên chuẩn bị những gì, hay còn hoang mang về khâu chuẩn bị tổ chức sự kiện. Sau đây là những điều gợi ý những việc cần làm khi tổ chức sự kiện cần thiết đảm bảo cho công tác chuẩn bị diễn ra thành công tốt đẹp.
Bất kỳ việc gì đi chăng nữa, việc đầu tiên của bạn đó chính là xác định mục tiêu và mục đích của sự kiện. Nếu bạn không có một mục tiêu rõ ràng ngay từ ban đầu thì việc tổ chức sự kiện sẽ rất khó khăn và gặp nhiều vấn đề trục trặc không đáng xảy ra.
Hơn nữa việc xác định mục đích, mục tiêu của bạn sẽ giúp bạn thuận lợi hơn trong công tác chuẩn bị, ngoài ra bạn có thể thêm những nội dung hay có tính sáng tạo để chương trình thêm phần màu sắc. Việc bạn xác định mục tiêu, mục đích rõ ràng bao nhiêu thì bạn dễ dàng kiểm soát bấy nhiêu.
2. Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện để phân công công việc hợp lý
Với mục tiêu đề ra ban đầu, về quy mô tổ chức và thành lập đội ngũ tổ chức là vô cùng quan trọng. Trong tổ chức sự kiện không thể nào thiếu đi bộ phận đội ngũ đó là điều tất yếu dẫn đến thành công của sự kiện.
Tổ chức sự kiện cùng sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều bộ phận có liên quan trong đó đứng đầu phải kể đến đội ngũ với nhiệm vụ sắp xếp phân bổ các hoạt động diễn ra trong quá trình tổ chức.
3.Chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện
Hiện nay có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện. Nhưng chọn sao cho phù hợp với những tiêu chí bạn đặt ra đấy là câu hỏi cần được giải quyết.
Để chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần cân nhắc những điều sau:
Âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, màn hình Led.
Đội ngũ kỹ thuật đồng hàng cùng buổi sự kiện.
Không gian phòng thoáng, thoải mái.
Sân khấu, sảnh check in, bãi đỗ xe không giới hạn.
Với những vấn đề trên khiến bạn nhức nhối với quá nhiều thứ phải làm. Vậy hãy để Vplace dịch vụ chuyên cho thuê hội trường, tổ chức sự kiện đáp ứng đủ nhu cầu mà bạn mong muốn. Vplace luôn mang đến trải nghiệm cho khách hàng một cách tốt nhất.
4.Chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop
Tổ chức sự kiện không thể nào thiếu âm thanh, ánh sáng, sân khấu, backdrop. Chuẩn bị ra sao hay như thế nào với một người không chuyên ắt hẳn cũng là mối khó khăn. Đến với dịch vụ VPlace bạn không còn phải lo lắng quá nhiều, đã có đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp setup theo yêu cầu, làm chuẩn chỉ từ A-Z.
5.Xây dựng kịch bản, timeline và kế hoạch cho sự kiện
Kịch bản tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tới đây công việc của bạn sẽ là cần xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần phân ra rõ ràng cụ thể là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện cho việc giám sát.
Bên cạnh đó, bạn sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát với timeline chi tiết ứng với nội dung chương trình đã đặt ra như trước. Hơn nữa bạn cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện.
6.Dự trù ngân sách dành cho sự kiện
Làm việc gì cũng vậy bạn cần lên danh sách dự trù kinh phí, việc tổ chức sự kiện cũng thế. Bản dự trù này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán từ ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định như trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra trong quá trình bạn vẫn có khả năng chi trả.
7.Xin cấp phép tổ chức sự kiện
Phụ thuộc vào loại hình sự kiên bạn tổ chức , chẳng hạn như sự kiện có thu phí thì bạn cần làm đơn lên cấp cao trình bày và xin phép. Từ đó bạn cần chuẩn bị giấy tờ để cấp phép trước khi sự kiện diễn ra, bởi không có giấy phép thì rất khó khăn có thể bị hủy bất cứ lúc nào không hay nên bạn hãy chú ý đến vấn đề này đừng để những điều không đáng xảy ra nhé.
8.Dự đoán những rủi ro cho sự kiện và cách giải quyết
Không chắc là sự kiện được hoàn hảo hay không. Nên rằng bạn hãy dự đoán những trường hợp rủi ro có thể xảy ra, đừng để xảy ra rồi mới giải quyết thì lúc đó bạn rất lúng túng có thể là hoảng loạn vì chưa được tính toán trước. Nên là bạn hãy dự trù để nếu có xảy ra sự cố thì cũng khắc phục kịp thời.
9.Kiểm tra và đánh giá sau sự kiện
Chắc hẳn rồi, khi hoàn thành việc xong bạn cần ngồi lại kiểm tra quá trình sự kiện đã làm đúng như kế hoạch ban đầu chưa. Hay đánh giá quá trình diễn ra, rút ra được những gì để có những lần sau thành công hơn nữa.
Qua bài viết trên mong rằng sẽ giúp bạn được phần nào về những việc cần làm trước khi chuẩn bị sự kiện, chúc bạn có buổi sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp.
