Lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng là vô cùng quan trọng. Bởi mọi việc khi có sự chuẩn bị trước và được lên kế hoạch thì nhất định sẽ thu về kết quả đáng mong đợi.
Trong bất kể một lĩnh vực kinh doanh nào, dù sản phẩm của bạn có tốt, giá bán có hợp lý đến đâu nhưng nếu không có một chính sách chăm sóc khách hàng chu đáo, sẽ khiến nhiều người cảm thấy không hài lòng mà dễ dàng quay lưng với bạn. Một trong những cách thức chăm sóc khách hàng hiệu quả đó là tổ chức hội nghị khách hàng, cũng là hoạt động thường niên của nhiều doanh nghiệp.
Các bước trong lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
1. Xác định thời gian tổ chức
Bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng đó là bạn cần xác định thời gian chương trình diễn ra. Theo kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì cuối tuần là thời điểm thích hợp nhất bởi đó là lúc mọi người thảnh thơi, có thể thoải mái dành thời gian tham dự sự kiện. Bên cạnh đó, nhiều người cũng thường lựa chọn khung giờ 15h là lúc bắt đầu chương trình.
2. Lên danh sách khách mời
Bạn dự định sẽ mời những ai đến tham dự buổi hội nghị tri ân khách hàng của mình? Ngoài các đại lý, nhà phân phối là đối tượng khách mời chính, bạn có thể mời các đối tác, giới truyền thông đến tham dự sự kiện. Xác định danh sách khách mời cụ thể, chi tiết sẽ giúp bạn lên kế hoạch tiếp đón chu đáo.
3. Xác định ngân sách
Một mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng không thể thiếu việc dự trù ngân sách với các khoản chi tiêu được liệt kê rõ ràng. Thông qua mục đích của sự kiện và số lượng khách tham dự, bạn cần tính toán ngân sách thật hợp lý, đảm bảo hiệu quả đạt được tương xứng với mức kinh phí đã bỏ ra.
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức
Dù được diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay bất cứ phòng hội thảo nào thì địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng cần phải đảm bảo các yếu tố sau:
− Phù hợp với số lượng người tham dự
− Dễ dàng tìm kiếm, giao thông thuận tiện
− Thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng chất lượng, hiện đại
5. Xây dựng chủ đề, ý tưởng chương trình
Mỗi một sự kiện cần có một chủ đề, hay còn gọi là concept riêng. Tất cả các hạng mục từ thiết kế cho đến kịch bản hội nghị khách hàng phải được thực hiện theo một concept nhất định để đảm bảo tính xuyên suốt.
Bên cạnh một chủ đề được coi là linh hồn của sự kiện, không thể thiếu những ý tưởng sáng tạo, để tránh đi vào những lối mòn của chương trình năm trước, gây nhàm chán cho người tham dự.
6. Chuẩn bị
➤ Phân công công việc
− Lập tổ công tác, phân công trách nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người
− Lập bảng kế hoạch tiến độ thực hiện để theo dõi, kiểm tra
− Thành lập nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm:
+ Nhóm đối ngoại: Phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách
+ Nhóm hậu cần: Phụ trách phần hội trường, phương tiện giao thông, tiệc, quà tặng, phần thưởng…
+ Nhóm lễ tân: Tiếp đón khách
+ Nhóm nội dung: Chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời
➤ Chuẩn bị, setup các hạng mục
− Thiết kế, lắp đặt hệ thống âm thanh có công suất phù hợp với không gian tổ chức hội nghị khách hàng
− Thiết kế pano, backdrop, standee đặt xung quanh địa điểm tổ chức
− Trang trí tiền sảnh, hội trường
− Chuẩn bị các bài phát biểu, tài liệu trình bày, tài liệu cho khách mời
− Chuẩn bị hoa, quà tặng cho khách mời
− Xem lại danh sách khách tham dự cuối cùng
− Kiểm tra hệ thống âm thanh, trình chiếu
− Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc
➤ Kiểm tra bộ phận nhân sự
− Phân công, điều phối nhân sự vào các vị trí công việc đã được giao từ trước
− Kiểm tra lại nhân sự tham gia chương trình: MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm múa, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng…
➤ Tiến hành tổng duyệt chương trình
Trong kế hoạch hội nghị khách hàng, bạn nên dự trù một buổi hoặc một ngày cho việc tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Việc này sẽ giúp các bộ phận phối hợp ăn ý với nhau hơn, đồng thời giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời nếu xảy ra sai sót.
7. Tiến hành tổ chức
Chương trình tổ chức hội nghị khách hàng sẽ bao gồm những nội dung chính như sau:
− Đón khách, hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. Nếu khách VIP không đến đủ, bạn nên chủ động đón khách thường lên các vị trí còn trống để tránh không gian hội trường bị trống và rời rạc.
− Phần lễ tiệc hội nghị khách hàng bao gồm phát biểu của ban lãnh đạo, trao quà tri ân cho khách hàng, khui sâm panh khai tiệc.
− Tiệc: Tùy thuộc vào kinh phí để chọn những món ăn ngon, đảm bảo dinh dưỡng và phù hợp với khẩu vị của nhiều người
− Chương trình văn nghệ: Các tiết mục ca múa nhạc xuyên suốt chương trình bao gồm tiết mục mở màn, tiết mục chuyển tiếp từ phần tiệc sang gameshow, và tiết mục sôi động ở phần cuối chương trình.
− Gameshow, bốc thăm trúng thưởng: Đây chính là phần nội dung sôi nổi nhất của bữa tiệc tri ân khách hàng. Nên chọn những MC có chất giọng khỏe, có kinh nghiệm hoạt náo để làm không khí hội trường hào hứng hơn.
8. Kết thúc
Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, lễ tân đứng tại cửa ra vào tặng quà cho khách và tiễn khách ra về.
Với những chia sẻ về cách lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng mà VPLACE vừa chia sẻ mong rằng bạn sẽ có một buổi hội nghị khách hàng thành công. Nếu bạn đang găp khó khăn trong việc thuê địa điểm tổ chức hội nghị hãy gọi cho chúng tôi theo số điện thoại 0912.527.631 /0988.289.629 để nhận được sự tư vấn tận tình nhất nhé.
—————————————————————————————
VPLACE_Cho thuê phòng hội thảo, hội trường, phòng đào tạo
