Để tổ chức buổi hội thảo, hội nghị hay một cuộc họp thành công thì khâu tổ chức là yếu tố quan trọng và luôn đòi hỏi sự tươm tất, chu đáo đến từng chi tiết.
7 bí quyết tạo nên một sự kiện thành côngNgười chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.
10 nguyên lý quan trọng trong tổ chức sự kiệnCứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (trade shows – events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events – tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động.
Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, Ban tổ chức cần lên kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người.
Công tác CHECKIN chuẩn bị cho hội thảo
Thông thường, tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà người ta phân thành nhiều bước khác nhau, nhưng nhìn chung lại thì quy trình tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo thường tiến hành qua những bước cơ bản như sau:
Bước 01: Xác định và thống nhất chủ đề hội nghị, hội thảo.
Bước 02: Lên kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo:
– Mục đích, yêu cầu cần đạt được của cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Nội dung cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Kinh phí dự trù tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo (kinh phí thuê phòng hội thảo, phòng họp, teabreak, tiệc, chi phí di chuyển,…)
– Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
– Lên kế hoạch khách mời
– Chương trình của hội nghị
– Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 03: Các công tác cần chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
– Truyền thông, thông báo cho sự kiện
– In ấn tài liệu
– Phát thư mời
– Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo, phòng hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất,…
– Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,…(nếu cần)
Bước 04: Công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Đón tiếp đại biểu Phát tài liệu
– Điều khiển dẫn chương trình cuộc họp, hội nghị, hội thảo
Bước 05: Kết thúc cuộc họp, hội nghị, hội thảo:
– Ghi biên bản hội nghị
– Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội nghị
Bước 06: Xử lý thông tin cuộc họp, hội nghị, hội thảo
– Đánh giá nội dung hội nghị, hội thảo.
– Kiến nghị các tổ chức đơn vị dự hội nghị, hội thảo về nội dung hội nghị.
Bước 07: Đánh giá hiệu quả của cuộc họp, hội nghị, hội thảo.
7 bí quyết tạo nên một sự kiện thành công Người chịu trách nhiệm quản lí phải luôn sẵn sàng tinh thần và dự trù các giải pháp để giải quyết những tình huống bất ngờ nhất. Nếu không làm tốt công tác đó, một sự kiện hoàn toàn có thể trở thành thảm họa và phản tác dụng ngay lập tức.
