Tổ chức hội nghị khách hàng là công việc quan trọng để tăng cường gắn bó, quan hệ thân thiết, tình cảm của khách hàng với công ty. Là đơn vị nhiều năm trong lĩnh vực cho thuê hội trường tổ chức sự kiện, từng phối hợp với nhiều đơn vị tổ chức sự kiện lớn trong và ngoài nước, chúng tôi xin hân hạnh gửi tới quý khách một số bước cơ bản trong quy trình tổ chức Hội nghị khách hàng – một bước không thể thiếu trong chuỗi quy trình chăm sóc khách hàng của tất cả các doanh nghiệp.
1. Chọn thời gian hoạt động
Thường là chọn vào thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù hợp nhất.
2. Công tác trước khi tiến hành
– Lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể cho từng người
– Lập bảng kế hoạch tiến độ để kiểm tra thực hiện
– Việc chuẩn bị phải được xem xét một cách chu đáo, tỉ mỉ, cẩn thận…
Thành lập nhóm hoạt động, chia làm 3 nhóm nhỏ:
– Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách
– Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm…
– Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
3. Gửi giấy mời
Giấy mời cần gửi trước 7 ngày và tuân theo những quy định sau:
– Thống kê số người tham dự, để mua và in giấy mời
– Khi gửi giấy mời cần nói rõ về lợi ích của khách hàng khi tham gia
– Khi gửi giấy mời, đồng thời mời luôn người thân của khách hàng.
– Hội trường sức chứa phù hợp, bố trí trang nhã, lịch sự
– Chọn sân khấu của một doanh nghiệp
– Có trang thiết bị đầy đủ, hiện đại, gây ảnh hưởng lớn đối với khách hàng
5. Bố trí hội trường
– Bố trí cửa ra vào
– Treo khẩu hiệu chào mừng
– Bảng chỉ dẫn
– Trưng bày sản phẩm
– Bố trí trung tâm điểm họp mặt liên hoàn
– Treo khẩu hiệu chính của buổi họp mặt liên hoan
– Treo biểu tượng của doanh nghiệp6. Các công tác chuẩn bị khác
– Chuẩn bị tặng phẩm kỷ niệm
– Chuẩn bị băng đĩa quảng cáo
– Người chủ trì: là người nhiệt tình, khoáng đạt, dễ hòa nhập, có khả năng khơi dậy phòng trào
– Chuẩn bị bút và quyển sổ ghi danh sách người đến dự
– Chuẩn bị máy ảnh, máy chiếu, băng nhựa, bình ắc-quy
7. Sau khi liên hoan khách hàng
Ghi hình hình ảnh liên hoan trong hội nghị khách hàng và gửi tặng khách hàng.
