Việc quyết định lựa chọn thuê hội trường của một đơn vị liệu có khó không? Có phải đơn giản bạn chỉ cần ngồi xem các nhà cung cấp rồi so sánh giá bên nào rẻ hơn để chốt? Để có được sự phù hợp và đúng đắn… Vplace khuyên bạn bên đến tận nơi khảo sát, trao đổi trực tiếp. Bài viết này sẽ thật hữu ích nếu bạn chuẩn bịthuê hội trườngtổ chức tiệc cuối năm. Bỏ túi ngay 7 điều dưới đây để lựa chọn được đơn vị cho thuê ưng ý nhé!
8 lưu ý bỏ túi khi chọn thuê hội trường tổ chức sự kiện
Bạn biết đấy! Thông thường những vị trí đẹp, dễ dàng tìm kiếm & di chuyển sẽ dễ dàng thu hút số lượng khách tham dự. Chúng tôi – Hội trường Vplace khuyên bạn nên lựa chọn địa điểm cho thuê hội trường có bán kính cách trung tâm khoảng 5km là hợp lý.
Việc lựa chọn khoảng cách bán kính hợp lý giúp mọi người dễ dàng di chuyển, tránh hiện tượng tắc đường. Đặc biệt, hạn chế trường hợp tìm đến hội trường trong các con phố nhỏ, ngóc ngách. Điều này sẽ khiến đồng đội của bạn khá khó chịu trong việc tìm kiếm.
Vị trí đẹp, dễ dàng tìm kiếm & di chuyển sẽ dễ dàng thu hút số lượng khách tham dự
Không gian phù hợp
Một địa điểm có không gian phù hợp có đóng góp không nhỏ trong việc tạo nên sự thành công của sự kiện. Chẳng hạn, nếu bạn đang có nhu cầu tìm địa điểm tổ chức liên hoan cuối năm cho doanh nghiệp. Tất nhiên, bạn nên chọn hội trường mang tính chất thân mật, gần gũi. Đặc biệt tạo cảm giác ấm cúng, quây quần bên nhau hơn. Điều này giúp gắn kết các thành viên giữa nhiều ban lại với nhau.
Ngoài ra, hãy tổng quan lại số lượng người công ty sẽ tham dự nhé. Bước làm này sẽ giúp bạn cân nhắc được không gian phù hợp với số lượng người. Tránh trường hợp thuê hội trường quá nhỏ hoặc quá rộng so. Kiểm soát số lượng người khi đưa ra quyết định giúp bạn tiết kiệm được chi phí kha khá cho doanh nghiệp đó nha.
Không gian phù hợp là yếu tố đóng vai trò quan trọng
Mức độ an ninh, an toàn cao
Mặc dù chỉ thuê hội trường trong một khoảng thời gian ngắn 3-4h. Tuy nhiên, đừng bỏ lỡ vấn đề an ninh, an toàn của hội trường nhé. Cùng trực tiếp trao đổi để nắm rõ địa điểm của bạn có:
Đội ngũ bảo vệ tục trức 24/7 không?
Có bãi đỗ xe an toàn, rộng rãi, thoải mái
Các thiết bị camera, thiết bị phòng cháy chữa cháy có được trang bị đầy đủ, trong tình trạng tốt không?
Trung cư hay địa điểm đặt hội trường có lối thoát hiểm, thang máy đảm bảo sự cố bất ngờ chứ?
Ngoài ra, hãy ưu tiên những địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí gần: bệnh viện, trung tâm y tế….phòng những trường hợp khách mời phát sinh những sự cố: ngất xỉu, đau tim không mong muốn. Điều này sẽ giúp họ được cấp cíu, hỗ trợ kịp thời.
Mức độ an ninh, an toàn cao là vấn đề đáng quan tâm
Đầy đủ cơ sở vật chất
Sẽ thật khó chịu nếu hội trường bạn chọn thiếu thiết bị này, thiết bị kia khi bạn cần? Vì vậy, lưu ý không bỏ qua thứ 2 phải nói đến cơ sở vật chất của đơn vị cho thuê. Hãy quan sát xem hội trường bạn đang khảo sát có đảm bảo những thiết bị cơ bản như:
Có mục sân khấu, hay khu vực để dựng mục
Âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn Led có đáp ứng được nếu cần
Mức độ cách âm nếu cần có đảm bảo với chương trình
Sự đa dạng, linh hoạt trong nhu cầu setup, kê bàn ghế theo mong muốn..
Cơ sở vật chất hiện đại giúp buổi lễ sự kiện diễn ra tốt đẹp hơn
Chất lượng dịch vụ chuẩn
Để đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp, bạn cần đặc biệt chú trọng hơn cả vào “chất lượng dịch vụ” tại hội trường. Hãy tham khảo và đọc review về hội trường bạn đang có ý định thuê. Và dựa vào những tiêu chí dưới đây để biết chất lượng có ổn không nhé:
Thái độ phục vụ của nhân viên tại hội trường
Chất lượng teabreak, đồ ăn uống…
Kỹ năng sử lý những tình huống phát sinh
Những cam kết và hỗ trợ của bên cung cấp hội trường
Tất cả những tiêu chí trên có thể tác động đến chất lượng cảm xúc mà khách hàng tham dự. Đây cũng là bộ mặt mà khách mời (nếu có) sẽ đánh giá về doanh nghiệp của bạn. Vì vậy, hãy cẩn trọng và chú ý thật kỹ trong quá trình trao đổi với hội trường. Tránh trường hợp những điều đáng tiếc xảy ra nhé!
Hình ảnh: Đảm bảo dịch vụ chuẩn, chất lượng cao
Đa dạng tiện ích đính kèm
Việc tìm một đơn vị cho thuê hội trường nhưng tích hợp nhiều dịch vụ sẽ giúp bạn và khách mời tiết kiệm thời gian. Đồng thời, tiết kiệm được cả chi phí và công sức. Thay vì, khách mời hay nhân viên nội bộ phải di chuyển nhiều, mất thời gian tìm kiếm.
Ví dụ công ty bạn cần chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị hội thảo. Tất nhiên, bạn nên lựa chọn đơn vị có đầy đủ hệ thống, wifi tốc độ cao, dịch vụ in ấn, dịch thuật…. Ngoài ra, còn 1 số dịch vụ ăn uống: teabreak, trà, cafe, trái cây.
Thuê hội trường đa dạng tiện dịch, dịch vụ đính kèm giúp bạn tiết kiệm được thời gian, công sức
Ngược lại, đối với mục tiêu ăn liên hoan tổng kết năm… vậy thì, bạn nên chọn nơi tổ chức hát. Đồng thời, nên có full các trang thiết âm thanh, ánh sáng sắc nét, micro, kết nối internet, v…v để sự kiện diễn ra vui vẻ nhất.
Chi phí tối ưu, hợp lý
Song, vấn đề chi phí vẫn là vấn đề mà doanh nghiệp/ công ty bạn quan tâm nhất. Tùy thuộc vào ngân sách mà công ty đề xuất cho bạn. Từ đó bạn hãy chọn một địa điểm phù hợp. Bên cạnh đó, ngoài khoản chi phí so sánh hội trường, bạn cũng cần lưu ý đến chi phí phát sinh thêm. Như: chi phí đồ ăn nếu phát sinh thêm, phí phục vụ, phí trông giữ xe.
Đặc biệt, cần trao đỗi rõ ràng về khoản phí nếu mang đồ dùng ngoài. Hoặc trong trường hợp đồ phát sinh vỡ, hỏng đồ dùng. Và số tiền đền bù là bao nhiêu? Đây là vấn đề mà ít người để ý tới.
Trên đây là toàn bộ những chia sẻ về 7 lưu ý bỏ túi giúp bạn lựa chọn được đơn vị cho thuê vừa ý. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm thuê hội trường tổ chức sự kiện. Hay ra mắt sản phẩm mới, hội thảo, tri ân khách hàng… đừng ngần ngại liên hệ tới chúng tôi – hội trường Vplace để được tư vấn trực tiếp nhé!
