6 bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới ấn tượng

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là nơi để khách hàng, công chúng lần đầu được tiếp cận với sản phẩm mới do công ty cung cấp. Bởi cảm nhận đầu tiên luôn là cơ sở quan trọng tạo ấn tượng về sản phẩm mới tới khách hàng. Do đó doanh nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể chi tiết sự kiện ra mắt sản phẩm mới một cách cụ thể và hợp lý. Với hơn 10 năm trong ngành cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, chúng tôi xin đưa ra 6 bước giúp bạn lập kế hoạch sự kiện ra mắt sản phẩm mới ấn tượng

Bước 1 : Xác định đối tượng khách hàng tiềm năng sử dụng sản phẩm mới

Việc bán chạy hay thu hút người tiêu dùng không chỉ đòi hỏi những yếu tố về giá thành, chất lượng… Mà bên cạnh đó là vấn đề sản phẩm có hướng đến đúng đối tượng khách hàng có nhu cầu hay không. Vậy nên vấn đề đầu tiên doanh nghiệp cần xác định chính là đối tượng khách hàng tiềm năng trong chương trình. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp hướng tới có có phân khúc bình dân hoặc cao cấp thì nên có kế hoạch phân tích đối tượng khách hàng thật chi tiết cụ thể để không bị bối rối khi các tệp khách hàng bị lẫn vào nhau

Đây sẽ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lên kế hoạch về cách thức truyền thông, quảng cáo; xác định ý tưởng tổ chức, địa điểm thực hiện. Và nhiều vấn đề khác nữa cho việc tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới ở các bước sau đó.

Bước 2 : Lên ý tưởng, lập kế hoạch tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Ý tưởng thực hiện sự kiện là một trong những yếu tố then chốt khi lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới. Các yêu cầu đặt ra là ý tưởng phải tập trung làm nổi bật hình ảnh, tính năng; và những tiện ích nổi bật của sản phẩm mới. Đồng thời nó cũng phải đảm bảo yếu tố mới, sáng tạo; để dễ gây ấn tượng hơn với công chúng và khách mời tham gia.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần có sự chuẩn bị sơ bộ về tổng thể kế hoạch tổ chức sự kiện. Qua đó có cái nhìn bao quát nhất về những công việc; những hoạt động cần thực hiện khi lập kế hoạch tung sản phẩm mới ra thị trường.

Nếu không có kinh nghiệp về việc lên ý tưởng hay lập kế hoạch cụ thể thực hiện trong thời gian gấp rút, Doanh nghiệp có thể tìm các Agency hoặc các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tham khảo, lấy báo giá phù hợp với kinh phí dự trù

Bước 3 : Lập báo cáo kinh phí dự trù

Dựa trên kế hoạch sơ bộ được thực hiện từ bước thứ 2; doanh nghiệp sẽ tiếp tục tính toán, dự trù về kinh phí tổ chức. Việc lên kĩ lưỡng các đầu mục công việc cũng như chi tiết những kinh phí cần phải thuê ngoài, giảm trừ kinh phí những phần có thể tự làm được khá quan trọng

Quý vị nên tham khảo các mức giá chung trên thị trường đối với từng hạng mục. Sau đó, tiến hành trình lên ban lãnh đạo xem xét tổng kinh phí thực hiện cho tất cả các hoạt động đã phù hợp hay chưa? Hạng mục nào không cần thiết có thể bỏ bớt hay cân nhắc giảm bớt mức chi phí cần đầu tư.

Bước 4 : Xác định thời gian và địa điểm thực hiện

Khi lập kế hoạch ra mắt sản phẩm mới, cần làm rõ thời gian triển khai; và những địa điểm thực hiện cho phù hợp. Doanh nghiệp nên xác định những khu vực có sự xuất hiện của đông đảo các khách hàng tiềm năng. Cân đối khoảng thời gian hợp lý để mọi người có mặt tại địa điểm ấy được nhiều hơn.

Thời gian tổ chức nên vào các ngày cuối tuần và trong các khung h không cao điểm như từ 9h-11h, 14h-18h đảm bảo khách hàng có thể có mặt đúng h mà không bị bỏ lỡ phần giới thiệu nào hết.

Địa điểm tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới nên chọn thuộc các quận trung tâm thành phố, dễ đi lại cũng như thuận tiện gửi xe, hạ tầng thuận tiện sẽ giúp cho số lượng khách mời không bị hao hụt. Doanh nghiệp nên khảo sát kỹ lưỡng địa điểm tổ chức như : đảm bảo không gian phù hợp với số lượng khách mời, trang thiết bị phục vụ cho sự kiện (âm thanh, loa mic, màn chiếu hoặc màn led….) hạ tầng vệ sinh, số lượng nhân sự hỗ trợ,….

Hệ thống trang thiết bị để tổ chức buổi họp báo cần được chuẩn bị kỹ càng; bởi đây là phương tiện để thực hiện chương trình, gồm:

• Hệ thống âm thanh như loa, đài, micro…
• Hệ thống ánh sáng tốt để làm nổi bật lên sản phẩm được ra mắt.

Ngoài ra, những vật dụng khác như:

• Sân khấu, bàn ghế cho khách mời.
• Những chi tiết trang trí cho sân khấu, phông chương trình..

Tất cả cần được chuẩn bị tỉ mỉ để đảm bảo tính thẩm mỹ, vẻ hình thức của chương trình.

Khâu chuẩn bị trang thiết bị và phần hình thức của buổi họp báo rất quan trọng. Nó giúp cho đội ngũ truyền thông, những khách mời có cái nhìn tốt hơn về khâu chuẩn bị của công ty, doanh nghiệp. Và sẽ đưa ra những bình luận, nhận xét tốt về sản phẩm được ra mắt.

Đồng thời quý công ty cũng cần có sự tính toán về vấn đề này sao cho thuận tiện cho mọi công tác chuẩn bị; và thực hiện triển khai tổ chức sự kiện. Mọi công việc check list tại địa điểm tổ chức sự kiện khá mất thời gian tuy nhiên nếu doanh nghiệp đã tổ chức thành công thì những sự kiện lần sau có thể yên tâm tổ chức tiếp mà không cần quá vất vả như lần đầu tiên

Bước 5 : Biện pháp truyền thông, quảng cáo

Tùy thuộc vào  địa điểm và thời gian tổ chức được xác định ở bước 4; doanh nghiệp sẽ tiếp tục cân nhắc phương thức thực hiện truyền thông, quảng cáo thích hợp, có sức hút. Chẳng hạn như với các khu vực trường học thì có thể phát tờ rơi, treo băng rôn quảng cáo.

Hiện nay có rất nhiều cách quảng cáo tuyền thông online khác nhau như : tạo sự kiện trên Social Media, gửi thiệp mời online, … khá hấp dẫn mà không mất quá nhiều chi phí cũng như cách thực hiện mà nhanh chóng đến được tay khách mời

Với các sản phẩm bình dân dễ sử dụng thì doanh nghiệp có thể dụng các biện pháp truyền thông như Road show, PG,….đối với các kênh offline như chợ, siêu thị,…

Training và chạy thử chương trình

Đây là công đoạn tổng hợp lại kết quả của toàn bộ các bước tiến hành trước đó; cũng như chuẩn bị để triển khai tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới được thuận lợi. Theo đó, doanh nghiệp cần tổ chức training cho đội ngũ nhân lực tiến hành thực hiện sự kiện. Đồng thời tiến hành tổng duyệt và chạy thử toàn bộ nội dung chương trình; để có thể điều chỉnh và thay đổi cho phù hợp nhất.

Những người thực hiện, chạy chương trình cần là những người chuyên nghiệp; có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện; và cần có khả năng xử lí tình huống, sự cố khi xảy ra. Những nhân sự không thể thiếu trong buổi họp báo gồm: MC, đội ngũ PG, PB quảng cáo sản phẩm. Và những vũ công, ca sĩ; để làm thay đổi không khí buổi họp báo bằng những tiết mục văn nghệ đặc sắc. Ngoài ra, đội ngũ nhân sự hậu cần sau sân khấu cũng cần phải làm việc chăm chỉ, nhiệt tình cho sự kiện này.