10 nguyên lý quan trọng trong tổ chức sự kiện mà bất cứ ai làm nghề tổ chức sự kiện đều phải biết. Bằng kinh nghiệm, bằng làm việc thực tế và bằng sự tham khảo hôm nay chúng tôi muốn gửi đến các bạn một bài viết chia sẻ rất tâm đắc về 10 nguyên lý quan trọng trong tổ chức sự kiện.
Cứ hàng năm, các chuyên gia tổ chức sự kiện tiêu tốn hơn 20 tỷ USD cho các hoạt động sự kiện (trade shows – events) và 25 tỷ USD nữa cho các sự kiện tập đoàn (corporate events – tổ chức sự kiện), như hội nghị khách hàng, biểu diễn lưu động. Nhưng hầu hết những chuyên gia này không đánh giá hết được hiệu quả do những hoạt động này mang lại.
Để có được hiệu quả tối ưu, sự kiện đó phải dựa trên những điều kiện nhất định như: phải được lên kế hoạch chặt chẽ, có mục tiêu chiến lược và đo lường được. Để thành công, trước hết bạn phải hiểu được những nguyên lý cơ bản để dẫn tới thành công của một lễ tổ chức sự kiện.
Một sự kiện đào tạo được tổ chức tại hội trường VPLACE
Trải qua nhiều năm kinh nghiệm, người trong ngành đã đúc kết thành 10 nguyên lý tổ chức sự kiện sau:
Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing
Lễ ra mắt sản phẩm được tổ chức tại hội trường VPLACE
Tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.
Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix.
Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu.
Sự kiện cần phải mời đúng khách hàng mục tiêu mới đem lại hiệu quả thực sự
Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.
Tổ chức sự kiện phải xác định mục tiêu rõ ràng và cụ thể.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Lên ngân sách tổ chức sự kiện
Xác định thước đo để đánh giá hiệu quả của việc tổ chức sự kiện
Triển khai tổ chức sự kiện
Đo lường hiệu quả của việc tổ chức sự kiện.
Đa số doanh nghiệp, khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện thực hiện một chương trình sự kiện nào đó, đều thiếu mất khâu xác định thước đo để đánh giá hiệu quả. Họ dừng lại sau khi hoàn thành giai đoạn triển khai và kêu ca rằng rất khó để đo lường hiệu quả. Thật ra, sự kiện cũng giống như các hoạt động marketing, nó cần thiết được đo lường hiệu quả và nó cũng không khó như người ta tưởng.
Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng
Tổ chức sự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng. Để thực hiện những mục tiêu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệu quả hơn.
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing
Một vài doanh nghiệp nghĩ rằng, họ chỉ cần kéo khách hàng tới, trình bày cho họ nghe những điều muốn nói và như vậy là đủ. Bạn nên nhớ rằng, để hiệu quả bạn cần phải dùng chiến lược marketing tích hợp và Sự kiện chỉ là một phần trong kế hoạch marketing tổ chức sự kiện.
Truyền thông cho sự kiện của bạn
Một sự kiện tổ chức tại hội trường VPLACE
Để có được một chương trình tổ chức sự kiện thành công, bạn không thể chỉ trông chờ vào ngày diễn ra sự kiện và ngồi đó mà khẩn cầu. Những hoạt động truyền thông cho sự kiện của bạn có thể là một đòn bẩy lớn thúc đẩy sự thành công. Hoạt động truyền thông có thể thu hút sự tham gia của khách hàng và ít nhất là thu hút được sự chú ý.
Thu thập và tận dụng thông tin từ sự kiện
Sau sự kiện là lúc mà doanh nghiệp thu về lợi ích. Do đó, tại thời điểm diễn ra sự kiện, thông tin mà bạn thu thập nên chú trọng chất lượng chứ không nên chú trọng số lượng. Bạn chỉ cần có một kế hoạch cụ thể – những thông tin cần thu thập và bỏ ra một ít thời gian và công sức. Nếu như bạn không có kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể cho việc thu thập thông tin thì tốt nhất là bạn nên dừng lại ngay và dồn sức cho những hoạt động khác..
Yếu tố con người quyết định tất cả trong việc tổ chức sự kiện
Nếu chương trình tổ chức sự kiện là một phương tiện giao tiếp mặt đối mặt hiệu quả, thì điều kiện để giao tiếp thành công là sự tích cực tương tác của 2 phía. Thành công là bạn phải tập trung vào đúng đối tượng mục tiêu, phải làm sao thuyết phục, thúc đẩy họ và giúp họ tương tác với bạn tại sự kiện. Ngoài ra bạn còn phải chọn lựa, đào tạo, thúc đẩy đội ngũ nhân viên để họ tương tác hiệu quả với nhóm khán thính giả mục tiêu.
Tổ chức sự kiện góp phần hoàn thành mục tiêu kinh doanh
Đừng vì một vài thân cây mà đốn cả khu rừng. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện và triển khai tổ chức sự kiện là một hoạt động vô cùng phức tạp. Bạn vừa phải trưng bày đẹp, vừa phải tạo không khí vui vẻ, sôi động, công tác hậu cần phải chu đáo và hàng tá những công việc lặt vặt cần phải thực hiện hoàn hảo khác.
Tuy nhiên những công việc này không phải là tất cả những hoạt động của doanh nghiệp, chúng đơn giản cũng như một vài thân cây trong cả khu rừng. Một khu rừng đúng nghĩa phải dựa trên kết quả kinh doanh và kế hoạch của doanh nghiệp. Nếu bạn dồn sức của cả doanh nghiệp vào trong một sự kiện thì coi như bạn đã bỏ lỡ những hiệu quả mà sự kiện đó mang lại.
VPLACE_cho thuê hội trường tổ chức sự kiện
Với nhưng chia sẻ về 10 nguyên lý quan trọng trong tổ chức sự kiện thì chắc hẳn các bạn thấy được tầm quan trọng của một sự kiện rồi phải không. Dù mục đích cuối cùng là marketing hay không thì một sự kiện cũng có thể làm đơn vị của bạn trở nên nổi tiếng, uy tín cũng có thể trở thành “nấm mồ” cho đơn vị.
Vậy ngoài việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện thật hoàn chỉnh thì một địa điểm tổ chức hội cũng cần phải thật chu toàn. Chu toàn ở đây không phải lúc nào sự kiện cũng tổ chức tại một nơi thật hoành tráng, ánh đèn lộng lẫy. Mà chính bản thân người được giao nhiệm vụ cũng cần phải nắm rõ được ngân sách, vị trí và sức chứa cần ở một hội trường. Từ đó đưa ra danh sách hội trường có thể thuê và lựa chọn một nơi thật phù hợp.
Và nếu bạn đang có nhu cầu thuê hội trường để tổ chức các sự kiện như phỏng vấn, thi tuyển, họp cổ đông, lễ ra mắt sản phẩm, hội nghị, hội thảo, triển lãm, talkshow, wordshop,…thì hãy liên hệ với chúng tôi ngày nhé! Với các ưu điểm về không gian hội trường, chất lượng dịch vụ và giá thuê hội trường chắc chắn chúng tôi sẽ mang đến cho bạn một địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất.
Với nhiều năm kinh nghiệm trong dịch vụ cho thuê hội trường tổ chức sự kiện, chúng tôi mong muốn mang lại cho quý khách những giá trị tốt nhất. Với hệ thống phòng hội trường cho thuê đẹp, đa dạng về kích thước chủng loại, trang thiết bị đạt chuẩn, hy vọng sẽ làm hài lòng tất cả Khách hàng.
—————————————————————————————
VPLACE_Cho thuê phòng hội thảo, hội trường, phòng đào tạo
