Hội nghị khách hàng là sự kiện lớn để các công ty, doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân sâu sắc đến với các khách hàng đồng thời tạo cơ hội để doanh nghiệp thấu hiểu các nhu cầu mong muốn của khách hàng. Khách hàng cũng có thể hiểu rõ hơn về thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải. Bởi nhiều ý nghĩa như thế nên lễ tri ân không thể tổ chức sơ sài, hời hợt.
Việc nắm bắt lưu ý trước thực hiện tổ chức chương trình hội nghị khách hàng được xem là công tác chuẩn bị quan trọng. Nếu doanh nghiệp không có kiến thức, kinh nghiệm từ các sự kiện tổ chức trước đó thì khó đảm bảo sự thành công với một hội nghị lần đầu tổ chức. Do đó đây là bước căn bản tạo nền tảng kiến thức để doanh nghiệp có thể tổ chức tốt sự kiện, tránh rủi ro phát sinh.
Những lưu ý để tổ chức hội nghị khách hàng là gì ?
Hội nghị khách hàng được tổ chức vừa mang bộ mặt của doanh nghiệp vừa mang tính kết nối khách hàng. Do đó, muốn thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kĩ lưỡng về mọi mặt. Những lưu ý dưới đây là những yếu tố cơ bản doanh nghiệp cần nắm bắt tốt trước khi chạy chương trình.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm hay không gian sự kiện luôn là mối bận tâm hàng đầu với người tổ chức chương trình. Đây là yếu tố quyết định đến thành phần tham dự lẫn độ hài lòng của khán giả về sự kiện. Thông thường, các buổi hội nghị khách hàng thường được tổ chức ở khách sạn hoặc các địa điểm chuyên cho thuê hội trường tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, tùy theo nội dung của buổi sự kiện và số lượng khách mời mà lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp.
Đối với những hội nghị quy mô nhỏ hoặc mang tính thân mật thì tổ chức ở địa điểm nhỏ như tại các quán café để tạo sự gần gũi. Nhìn chung, những địa điểm để tổ chức hội nghị khách hàng cần đảm bảo dễ tìm kiếm, giao thông di chuyển thuận tiện, trang thiết bị hiện đại, đủ cho số lượng khách mời tham dự.
Xác định chủ đề của chương trình
Khi tổ chức hội nghị khách hàng, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định được chủ đề muốn thảo luận tại hội nghị. Chủ đề sẽ quyết định đến không gian trang trí, diễn giả, kịch bản chương trình. Chủ đề sự kiện phải thực sự ấn tượng và ý nghĩa để thu hút được những người tham dự. Do đó, người làm sự kiện nên đầu tư để có được chủ đề tốt, thu hút sự quan tâm của khách hàng.
Để có thể lên 01 chủ đề bài bản có đầu tư thì việc lựa chọn công ty tổ chức eventcũng là 01 giải pháp hữu ích để có 01 chương trình đa sắc màu và thành công.
Tiến hành truyền thông quảng bá cho hội nghị khách hàng
Để hội nghị khách hàng được đông đảo khách hàng biết đến và tham dự, doanh nghiệp không thể bỏ qua công tác tuyền thông quảng bá.Thời gian để quảng bá cần tiến hành đúng thời điểm sẽ giúp thu hút được khách mời đến với buổi sự kiện. Phương thức truyền thông có thể sử dụng cho quảng bá hội nghị khách hàng là thư mời, mạng xã hội, email, báo chí hoặc trang web của công ty.
Tổ chức hội thảo ở đâu là tốt nhất?
Thảo luận trước với Người Phát Ngôn, Diễn Giả
Người phát ngôn, diễn giả của hội nghị khách hàng cũng là một trong những điều quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Bởi lẽ, người phát ngôn, diễn giả sẽ giúp cho buổi hội nghị trở nên thu hút, thay đổi không khí. Doanh nghiệp nên lựa chọn diễn giả có độ nổi tiếng nhất định và phù hợp với chủ đề mà doanh nghiệp muốn chia sẻ với khách hàng.
Quà tặng cuối sự kiện
Buổi hội nghị khách hàng không thể thiếu những phần quà tặng để tạo ấn tượng của doanh nghiệp với khách hàng. Lựa chọn quà tặng vừa đủ chi phí dự định vừa phù hợp với sở thích của khách hàng là bài toán cần được giải quyết từ sớm. Quà tặng hội nghị khách hàng có thể là đồ gia dụng, tiền mặt hay voucher được trao tặng vào đầu hoặc cuối sự kiện.
Ngoài những lưu ý trên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc đến đơn vị tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng để có thể đảm chương trình thành công. Các công ty tổ chức sự kiện luôn là sự lựa chọn hiệu quả để doanh nghiệp yên tâm ủy thác trong công tác tổ chức chương trình thay vì doanh nghiệp ôm trọn mọi gánh nặng cũng như bối rối khi tổ chức hội nghị.
Thuê địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu?
Không chỉ mang đến cho quý khách hàng những chia sẻ về các tổ chức hội nghị khách hàng mà chúng tôi còn mang tới cho bạn lựa chọn về địa điểm tổ chức ấn tượng.
Với hệ thống hội trường cho thuê tại nhiều địa điểm trên địa bàn thành phố Hà Nội. Cùng với các phòng hội trường đa dạng về sức chứa, linh hoạt trong mục đích sử dụng. VPLACE mang đến cho quý khách hàng giải pháp về địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và tiết kiệm.
Hội trường có sức chứa từ 40 chỗ đến 300 ngồi mang đến sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài mang đến cho khách hàng không gian hội tường hiện đại, trang trọng. Chúng tôi còn có đa dạng các dịch vụ đi kèm như dịch vụ teabreak, in ấn, quảng cáo,…Mang đến chất lượng dịch vụ đạt chuẩn sao cho khách hàng.
Mọi chi tiết thuê địa điểm tổ chức sự kiện xin liên hệ
Nếu qúy khách hàng đang có nhu cầu thuê hội trường tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí cũng như được báo giá chính xác nhất cho từng dịch vụ cho thuê hội trường. Sự hài lòng của khách hàng cũng chính là niềm hạnh phúc của chúng tôi.
Trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng hợp tác với chúng tôi trong suốt thời gian qua, chúng tôi luôn giữ đúng lời cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng ở chất lượng dịch vụ cao với chi phí thấp nhất.
