Khi bạn tham gia nhiều workshop với nhiều chủ đề cũng như nhiều tổ chức khác nhau, Bạn có thể nhận thấy được sẽ có lúc một vài workshop sẽ không đạt được kết quả tốt. Chẳng hạn như số lượng người tham gia quá ít trong khi không gian quá rộng lớn. Không nhận được nhiều phản hồi, ý kiến trong suốt quá trình diễn thuyết, sự chú ý của người nghe bị phân tâm,…
Nếu bạn hay doanh nghiệp của bạn muốn tổ chức một workshop, để nắm chắc những cơ hội thành công đòi hỏi bạn phải có những chuẩn bị thiết yếu và chu đáo. Với hơn 10 năm cho thuê địa điểm tổ chức Workshop tại Hà Nội, chúng tôi sẽ giúp bạn những bí quyết để có một buổi workshop thành công ngoài mong đợi
Chuẩn bị cho workshop
Workshop là một dạng sự kiện truyền thông, tất nhiên khi bất cứ hoạt động nào được diễn ra hiệu quả. Bạn sẽ thu về được danh tiếng của tổ chức, người trình bày, càng đẩy mạnh được thương hiệu của mình.
Dưới đây là những yếu tố quan trọng mà bạn cần phải xác định rõ ràng:
Đại diện cho các bên liên quan.
Xác định mục tiêu của workshop.
Xác định các phương thức tương tác.
Xác định kết quả thu được sau workshop.
Người điều phối có kỹ năng dẫn dắt buổi workshop diễn ra suông sẻ.
Lên kế hoạch cho các phiên làm việc.
Chuẩn bị thư mời đến các đối tượng tham gia, khách mời.
Chuẩn bị form khảo sát, chương trình phỏng vấn nhẹ với người tham gia.
Chuẩn bị demo ngắn để người tham gia có thể chuẩn bị và tham gia hoạt động tốt.
Trước khi tổ chức workshop cần chuẩn bị những gì
Những chuẩn bị về vật chất, tư trang cho buổi workshop chắc chắn không thể thiếu cũng như sai sót. Và quan trọng hơn hết chính là việc chọn lựa người điều phối. Người tham gia rất dễ bị phân tâm bởi những yếu tố khác. Điều đó sẽ làm cho workshop trở nên tẻ nhạt. Chính vì thế, một người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt. Có nhiều kinh nghiệm và có tư tưởng trung lập, sẽ có thể giải quyết được vấn đề này.
Xác định vai trò các đối tượng tham gia workshop
Với mỗi đối tượng tham gia workshop gồm người tài trợ, khách mời, người điều phối, người ghi chép. Người giám sát thời gian và người tham dự đều có những vai trò riêng, đóng góp vào sự thành công của Workshop.
Nhà tài trợ – Sponsor
Mặc dù là người hậu thuẫn cho Workshop, thế nhưng Sponsor có thể không trực tiếp tham dự cũng như họ không phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của buổi workshop.
Người điều phối – Facilitator
Như đã nói, vai trò của Facilitator quan trọng trong việc dẫn dắt buổi diễn thuyết của Workshop. Với vai trò này, Facilitator phải theo dõi xuyên suốt quá trình diễn ra workshop. Họ phải là người có khả năng bao quát, phối hợp tốt với những bộ phận khác. Và quan trọng là giải quyết được những tình huống bất ngờ có thể xảy ra.
Cụ thể công việc của Facilitator đó là:
Cầm trịch cho workshop.
Giới thiệu mục tiêu và chương trình sơ bộ của workshop.
Hướng dẫn các thành viên tham dự theo đúng quy trình của buổi workshop.
Điều phối các hoạt động diễn ra theo như kế hoạch mục tiêu, đảm bảo được kết quả đầu ra.
Đảm bảo được những thành viên tham gia đều có quyền thể hiện ý kiến cá nhân, tránh phải va vấp những xung đột.
Kỹ năng của Facilitator giúp cho workshop thành công:
Không ngừng học hỏi những kinh nghiệm từ tiền bối.
Tránh tình trạng hối thúc người tham gia.
Khéo léo trong việc kết thúc workshop.
Thêm vào những ứng xử hài hước, những câu chuyện ngắn mang lại tiếng cười cho khán giả.
Người ghi chép – Note-taker
Một Note-taker cần có những phẩm chất như: tập trung, truyền đạt hiệu quả. Chú ý, trọng tâm, dễ hiểu, đọc lướt, sắp xếp khoa học. Lắng nghe tích cực, ưu tiên, sáng tạo và sắp xếp khoa học. Chính những phẩm chất này sẽ là chìa khoá để hoàn thành được việc lập kế hoạch workshop. Ghi lại những sự kiện có tính quyết định, những điểm nổi bật trong workshop.
Người giám sát thời gian – Timekeeper
Với nhiệm vụ đảm bảo thời gian diễn ra các hoạt động, hạng mục của workshop một cách hợp lý và theo đúng như trình tự kế hoạch ban đầu. Timekeeper cần có những công cụ trợ giúp như sau:
Bản tóm tắt nội dung chương trình diễn ra, gồm cả những lịch trình hoạt động.
Bút và sổ ghi chép.
Đồng hồ, có thể là đồng hồ bấm giờ hoặc đeo tay.
Mặc dù Timekeeper không nhất thiết phải xuất hiện trực tiếp, nhưng Timekeeper đòi hỏi cần có tính kỷ luật cao về thời gian một cách chặt chẽ và hợp lý, cũng như tính bao quát mọi hoạt động diễn ra.
Người tham dự – Participant
Participant chính là những người có tác động lớn nhất với hiệu quả của workshop. Bạn cần nắm rõ được những thông tin của họ cũng như những quan điểm, góc nhìn cá nhân về chủ đề, quá trình tổ chức workshop. Để từ đó nắm bắt được những mong muốn của họ. Dễ dàng tác động đến mục tiêu kết quả của workshop.
Tìm địa điểm tổ chức phù hợp với workshop
Một địa điểm tổ chức workshop phù hợp với chương trình là yếu tố quan trọng tạo nên thành công của buổi workshop. Tùy theo tính chất và số lượng khách mời của workshop để bạn lựa chọn không gian tổ chức
Workshop về công nghệ, Marketing, Mỹ phẩm,… nên chọn không gian mở, thoáng đãng có cây cối và nhiều sắc màu trẻ trung phù hợp với đối tượng khách mời
Workshop về đào tạo mang tính bảo mật, sản phẩm hướng tới đối tượng trung tuổi,… thì bạn nên chọn không gian kín sang trọng lịch sự, không gian vừa đủ cho số lượng khách mời đảm bảo sự tập trung khi workshop diễn ra
Vị trí địa điểm nên nằm ở trung tâm thành phố, nơi thuận tiện về giao thông cũng như tiện ích xung quanh như bến xe, nhà nghỉ khách sạn (nếu khách mời ở tỉnh lẻ) quán ăn nhà hàng (Nếu workshop trong 1 ngày), thuận tiện gửi ô tô xe máy, bến xe bus,…
Khi đi khảo sát địa điểm tổ chức , bạn cũng nên chú ý test tất cả các trang thiết bị cần thiết để tổ chức workshop như điều hòa, âm thanh, máy chiếu(màn led),… đảm bảo tất cả đều hoạt động tốt để chương trình của bạn được diễn ra trơn tru.
Khi thực hiện bất kỳ công việc nào, việc tuân theo nguyên tắc nào đó là điều hết sức quan trọng. Nếu bạn tiến hành workshop mà chẳng theo bất kỳ một trình tự hay nguyên tắc nào, bạn sẽ nhận được kết quả rất tồi tệ. Vừa mất thời gian, chi phí, công sức bỏ ra vừa chẳng đem lại những mục tiêu, kết quả thiết thực nào cả.
Dưới đây là một vài quy tắc tiến hành workshop khéo léo mang lại hiệu quả cao:
Hãy luôn tôn trọng những quan điểm của tất cả người tham gia.
Hãy tạo điều kiện để mọi người tham gia được đóng góp.
Tuân thủ thời gian được thiết lập cho phần thảo luận.
Tập trung vấn đề thảo luận về chủ đề, không phải suy xét về con người.
Đồng thuận với những quyết định được đưa ra.
Tổng kết về Workshop
Sau khi hoàn thành, kết thúc buổi workshop, người điều phối cũng như những bộ phận khác cùng nhau nhìn nhận lại những gì đã diễn ra. Tiếp tục hoàn thành những tài liệu liên quan và phân phối kết quả. Lời cảm ơn đối với những bên đã tham gia, bao gồm người tham dự, khách mời và nhà tài trợ.
Workshop là một kỹ thuật hiệu quả để đạt được sự đồng thuận về cách giải quyết các vấn đề trong khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung cấp cho các bên liên quan để tương tác, phối hợp, ra quyết định, và đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau. Kỹ thuật này thường có chi phí thấp hơn chi phi đi phỏng vấn từng đối tượng liên quan. Các phản hồi liên quan đến vấn đề và quyết định gần như được cung cấp ngay tức thì bởi người tham dự.
Nhưng việc quyết định sử dụng kỹ thuật này cần xem xét lên kế hoạch sao cho thuận tiện nhất cho người tham dự. Sự thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều về kinh nghiệm của người điều phối và kiến thức của người tham dự.
