Lựa chọn địa điểm là một trong những khâu vô cùng quan trọng để tổ chức sự kiện thành công. Mỗi một địa điểm sẽ phù hợp với chủ đề, ý tưởng và kinh phí khác nhau và bạn phải lựa chọn kỹ lưỡng những đơn vị cho thuê địa điểm địa điểm để tìm được nơi ưng ý nhất cho chương trình của cá nhân hay công ty bạn
Ngân sách là tiêu chí hàng đầu
Ngân sách là tiêu chí đầu tiên cần chú ý tới khi tổ chức sự kiện. Ngân sách sẽ chi phối chủ đề, ý tưởng, quy mô sự kiện và do đó quyết định việc lựa chọn địa điểm. Mỗi sự kiện sẽ có mức chi phí nhất định, bạn phải cân đối chi phí sao cho hợp lý, tránh lựa chọn địa điểm có chi phi đắt đỏ quá, khiến cho các chi phí tổ chức giảm xuống sẽ khiến cho sự kiện tuy được tổ chức tại nơi sang trọng nhưng chi tiết thì không được như ý.
Ngược lại, nếu biết cân đối chi phí, ý tưởng độc đáo và tổ chức tốt thì dù sự kiện diễn ra tại địa điểm có mức giá trung bình thì sẽ vẫn rất ấn tượng. Bạn chỉ nên “thuê ngoài” những khâu thật sự cần thiết, hãy cố gắng sử dụng “cây nhà lá vườn” để tiết kiệm chi phí nhé
Phù hợp chủ đề sự kiện
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện không chỉ phụ thuộc vào ngân sách mà còn cần phải phụ thuộc vào chủ đề sự kiện. Bạn không thể chọn một địa điểm vô cùng xa hoa cho một sự kiện mang tính từ thiện. Bạn không thể chọn khán phòng kín cho một từ thiện mang tính cộng đồng như hội hè. Bạn không thể chọn công viên hay không gian mở cho một sự kiện như hội thảo khoa học…
Tóm lại là lựa chọn địa điểm tổ chức cần chú ý yếu tố chủ đề phù hợp,
Làm nổi bật được ý tưởng tổ chức
Nếu bạn có ý tưởng tổ chức một đám cưới lãng mạn, thiên nhiên thì vườn hoa, bờ biển…là lựa chọn hợp lý. Nhưng nếu bạn muốn một đám cưới ấm cúng, gần gũi thì tổ chức trong gia đình hay các trung tâm tiệc cưới là phù hợp.
Nếu như bạn muốn tổ chức buổi trình diễn thời trang với bộ sưu tập mang hơi hướng thiên nhiên thì cần chọn các không gian mở và gần gũi thiên nhiên như vườn tược, bên hồ, hồ bơi…còn nếu đó là các sản phẩm công nghệ thì nên chọn các khán phòng lớn có trang bị đầy đủ thiết bị công nghệ cao phục vụ cho quá trình giới thiệu sản phẩm…
Ý tưởng của bạn càng độc đáo thì việc lựa chọn các địa điểm tổ chức sự kiện càng phải chu đáo, cẩn thận sao cho làm bật được ý tưởng tổ chức, khiến cho sự kiện trở nên ấn tượng.
Giao thông thuận lợi
Đừng chọn tổ chức sự kiện ở những địa điểm quá xa xôi, giao thông phức tạp khiến cho khách mời gặp khó khăn về di chuyển. Ví dụ như khách mời của bạn chủ yếu ở miền Bắc thì bạn nên tổ chức sự kiện ở miền Bắc hoặc ít nhất là miền Trung để khách có thể di chuyển dễ dàng hơn.
Chọn địa điểm càng dễ di chuyển tới thì lượng khách mời sẽ càng gần với bạn dự kiến, tránh trường hợp tổ chức sự kiện hoành tráng mà không có khách.
Chú ý vấn đề thời tiết
Sẽ không phải là vấn đề lớn nếu tất cả các sự kiện đều tổ chức trong các khán phòng, hội trường. Tuy nhiên, nhiều sự kiện được tổ chức ngoài trời thì thời tiết là một yếu tố vô cùng cần thiết. Đó là lý do vì sao mà các chương trình, sự kiện ngoài trời lớn như phát động, ra quân cho học sinh, sinh viên thường rất hiếm khi tổ chức vào tháng 7, 8 là mùa mưa bão hay các sự kiện dành cho người cao tuổi thì không tổ chức ngoài trời vào các tháng nắng cao điểm như tháng 5 hay 6.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có rất nhiều yếu tố cần chú ý tới và bạn phải bàn bạc thật kỹ với nhóm trong quá trình lên kế hoạch. Hi vọng với 5 vấn đề tuyệt đối không được bỏ qua khi chọn thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà chúng tôi đã nêu, bạn sẽ dễ dàng tìm được địa điểm ưng ý cho chương trình của mình.
