Quy trình tổ chức Talk Show chuyên nghiệp

Hội trường tổ chức Talk Show tại Hà Nội

Quy trình tổ chức Talk Show như thế nào? Tại sao nó lại quan trọng đến vậy? Tất cả sẽ được VPLACE bật mí trong bài chia sẻ dưới đây. Hãy cùng theo dõi nhé! 

Talk Show là một chương trình đang ngày càng trở nên phổ biến hơn trong xã hội. Mọi người thường biết đến Talk Show là một chương trình truyền hình hoặc phát thanh mà một nhóm người ngồi lại với nhau để thảo luận một số chủ đề mà người dẫn chương trình đưa ra. Ngày nay thì nó được tổ chức rộng rãi hơn với cả sinh viên và các doanh nghiệp. 

Quy trình tổ chức Talk Show 

Quy trình tổ chức Talk Show  rất quan trọng. Vì vậy mà bất cứ ai làm về tổ chức sự kiện hay được giao nhiệm vụ tổ chức buổi Talk Show  cũng cần phải nắm rõ quy trình này. 

Hội trường tổ chức Talk Show tại Hà Nội
Hội trường tổ chức Talk Show tại Hà Nội ( Toàn 25T2 Nguyễn Thị Thập)

Thấu hiểu những nhu cầu của nhóm đối tượng khách hàng

Điều đầu tiên khi bạn bắt tay lên kế hoạch tổ chức một talk show hay sự kiện thì phải khai thác triệt để và hiểu rõ những yêu cầu cơ bản nhất. Nó có thể là yêu cầu do khách hàng hay nhà tài trợ đưa ra, những yêu cầu này được thể hiện thông qua một bản tóm tắt ngắn gọn (Brief) và căn cứ vào bản brief bạn sẽ xác định được rõ ràng nhất mình cần phải làm những gì, các bước tổ chức ra sao. Để thiết kế được bản tóm tắt bạn phải trả lời được những câu hỏi sau:

– Loại hình sự kiện là talk show (buổi trò chuyện).

– Mục tiêu của chương trình là gì?

– Khách mời tham dự gồm những ai?

– Có bao nhiêu khách mời tham dự chương trình?

– Thời gian và địa điểm chương trình sẽ được tổ chức?

– Kinh phí cho hoạt động này như thế nào?

– Những điểm đặc biệt mà chương trình hướng đến?

Tìm kiếm ý tưởng (Brainstorming)

Để công việc tìm kiếm ý tưởng được hiệu quả nhất bạn cần phải tập hợp một nhóm người lại để cùng suy nghĩ và tìm kiếm ý tưởng các bước tổ chức talk show. Bạn cần lưu ý rõ yêu cầu của bản tóm tắt, hiểu rõ nhu cầu và đặc điểm của buổi trò chuyện. Sau khi ý tưởng đã được lựa chọn, đơn vị tổ chức sẽ thể hiện ý tưởng đó trên Proposal – cách tạo các sản phẩm event trên giấy tờ. Đối với tổ chức talk show đây chính là giai đoạn quan trọng nhất để tạo nên dấu ấn, sự khác biệt giữa các talk show với nhau. Tuy nhiên, sự thành công của talk show ngoài việc có ý tưởng tốt thì công đoạn tổ chức quyết định rất nhiều.

Xem thêm: Workshop là gì? Thuê địa điểm tổ chức workshop tại Hà Nội 

Thiết kế talk show

Giai đoạn thiết kế chính là bước cụ thể hóa ý tưởng được sử dụng trước đó. Giai đoạn thiết kế bạn cần lưu ý những điểm sau đây:

  • Talk show được tổ chức ở đâu?
  • Thời gian diễn ra chương trình khi nào?
  • Chủ đề (concept) của chương trình là gì?
  • Những hình ảnh cần thiết kế để sử dụng cho chương trình?
  • Chương trình chi tiết là gì?

Lên kế hoạch tổ chức chương trình

Lên kế hoạch tổ chức chương trình là lúc quy trình được đề ra ban đầu được cụ thể chi tiết nhất trước khi chương trình được thực hiện. Những vấn đề bạn cần quan tâm trong giai đoạn này chính là:

  • Kinh phí thực hiện toàn chương trình
  • Nhân lực huy động để thực hiện chương trình
  • Các nhà cung cấp dịch vụ và thiết bị cho chương trình
  • Quá trình vận chuyển như thế nào
  • Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong chương trình
Hội trường lớn tổ chức Talk Show tại Hà Nội
Hội trường lớn tổ chức Talk Show tại Hà Nội ( Tại Tòa 25T2 Nguyễn Thị Thập)

Tiến hành thực hiện

Sau khi tất cả ý tưởng trên giấy tờ được thực hiện thì chúng ta tiến hành thực hiện chương trình. Các hoạt động chuẩn bị bao gồm: Thiết kế và in banner, lắp đặt standee, thuê nhân lực, chuẩn bị đồng phục nếu cần, liên lạc với các bên liên quan. Bạn hãy chắc chắn không có một rủi ro nào xảy ra.

Dàn dựng chuẩn bị chương trình

Quá trình dàn dựng được tiến hành ngay tại nơi tổ chức chương trình. Thời gian phù hợp nhất để thực hiện giai đoạn này là khoảng 1-2 ngày trước khi talk show diễn ra. Đơn vị tổ chức cần có một bảng liệt kê những công việc phải thực hiện để tiện trong quá trình theo dõi tiến độ mà không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào. Nếu có những phát sinh bất ngờ ngoài dự kiến, tất cả các thành viên trong nhóm tổ chức cần họp lại ngay để giải quyết tại chỗ.

Kết thúc chương trình

Kết thúc chương trình trước hết bạn cần thu dọn lại địa điểm tổ chức, thanh toán kinh phí thực hiện, vận chuyển đồ đạc vào chỗ cũ,… Cuối cùng, đơn vị tổ chức cần có một buổi tổng kết để rút kinh nghiệm. Sau khi talk show kết thúc, mỗi bộ phận trong đơn vị tổ chức sự kiện cần viết báo cáo ghi nhận những điều đạt được và những gì thiết sót trong toàn bộ quá trình.

Với những chia sẻ về quy trình tổ chức Talk Show mong rằng sẽ giúp các bạn tổ chức được một buổi Talk Show thành công nhất. Và nếu bạn đang lo lắng trong việc tìm địa điểm tổ chức Talk Show hãy liên hệ với chúng theo số điện thoại 0912.527.631 /0988.289.629 để nhận được sự tư vấn tận tình nhất nhé.

—————————————————————————————

VPLACE_Cho thuê phòng hội thảo, hội trường, phòng đào tạo

?Website: thuephonghoitruong.com

✉ Email: hoitruongvitd@gmail.com

☎ Hotline: 0912.527.631 /0988.289.629

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *